Het CJIB vroeg Gidsz in het najaar van 2014 te ondersteunen bij het structureren en inrichten van de drie bedrijfsbureaus. Gidsz partner Bob van Wijngaarden pakte deze vraag aan.
Veranderaanpak
De bedrijfsbureaus, waar ongeveer 150 mensen werken, moeten klaar staan om de business te ondersteunen: proactief en professioneel. Alle afdelingen van het CJIB hebben met de bedrijfsbureaus te maken, als interne klant of als ketenpartner. Elke afdeling stelt specifieke eisen aan de dienstverlening van de bedrijfsbureaus. Het belangrijkste doel was meer scherpte in de verantwoordelijkheden van de bedrijfsbureaus aan te brengen en in de wijze waarop zij deze verantwoordelijkheden invullen.
In dit proces staan de managers van de bedrijfsbureaus aan het roer, als drager van de visie op de rol en toegevoegde waarde van de bedrijfsbureaus. De medewerkers en vertegenwoordigers van andere afdelingen zijn betrokken bij ontwerpkeuzes. De directie bestuurt het veranderproces en neemt besluiten over de inrichting met bijbehorende personele consequenties. Gidsz begeleidde dit proces in een rol als project- en verandermanager.
Van visie naar implementatie
Er is gezamenlijk een heldere visie ontwikkeld om eenduidigheid te brengen in de taken en verantwoordelijkheden van de bedrijfsbureaus in relatie tot die van de afdelingen waarvoor en waarmee zij werken. De inrichting is uitgewerkt in termen van structuur, het functiehuis en de formatie, waarmee een nieuwe, uniforme basis is gelegd voor de toekomst. De implementatie is volgens een plan uitgevoerd, waarin beschreven is hoe de afdelingen zich inrichten en zich professionaliseren in de dienstverlening aan hun klanten.
Tijdens de implementatiefase is de energie gericht op professionalisering. Samen met de business zijn prioriteiten gesteld en keuzes gemaakt, zodat de ondersteuning de meeste toegevoegde waarde heeft. In competentiegroepen is gewerkt aan vakmatige ontwikkeling van medewerkers. In HRM gesprekken zijn resultaatafspraken gemaakt met aandacht voor dienstverlening, ontwikkeling en loopbaanplanning. Zo komen de bedrijfsbureaus op de kaart te staan als hoeder van continuïteit en aanjager van vernieuwingen.
Stapsgewijs loslaten
Professionalisering is een proces van lange adem. Zodra de beoogde ontwikkeling op gang komt, verschuift de verantwoordelijkheid van dit proces steeds meer naar de staande organisatie. Door de participatieve veranderaanpak was het management in een vroeg stadium in positie gebracht om dit te doen. Tijdens het proces veranderde de rol van Gidsz van project- en verandermanager tijdens het ontwikkeltraject, via adviseur en ondersteuner in de implementatiefase, naar bewaker en facilitator in de uitvoeringsfase om de ontwikkeling te monitoren. Het traject is in begin 2016 afgerond.
Bob van Wijngaarden over dit project
De betrokkenheid van de medewerkers van de bedrijfsbureaus heeft mij geraakt. Zij zien waar verbeterkansen in de processen liggen en wat de effecten voor burgers en opdrachtgevers zijn. Elke dag zetten zij zich in om de organisatie vooruit te helpen. In de afgelopen 25 jaar is het CJIB snel gegroeid, waardoor een veelheid aan onderwerpen aandacht vragen. Juist daarom hebben we ingezet op de verbinding tussen de bedrijfsbureaus en de afdelingen waar zij voor werken, zodat zij samen bepalen op welke businessprioriteiten de schaarse kennis en capaciteit wordt ingezet. Mensen maken stappen en merken dat het beter gaat. Ik vind het mooi om te zien dat de verandering zo betekenisvol wordt voor de organisatie.